Hello,
Suite à notre point de ce matin, j'ai discuté avec Christine de cette question.
*Situation actuelle :*
Certains font les demandes de congés/TP/récup via i-vision d'autres par mail et certaines informations sont récupérées directement dans le Googlesheet > besoin de donner des consignes claires (ce sera l'objet du mail que nous allons corédiger avec Christine et qu'elle enverra)
C'est Eva qui valide les demandes, remplit avec ces informations l'access puis la fiche navette qu'elle transmet à Christine.
Christine valide la fiche navette avant de l'envoyer à la comptable
/Les soucis que ça pose/ :
il y a donc une double vérification qui doit être chronophage
il y a des erreurs dans la saisie dans la fiche navette (dixit
Christine, impossible à vérifier de notre côté)
la procédure fait appel àl' Access qui n'est plus maintenu par
Thierry, devient obsolète et qu'il faut faire peu à peu disparaître
Christine valide sur la base de la fonction Agenda de i-vision qui
n'est pas du tout "user friendly" (encore une perte de temps et probablement des erreurs à la clé)
La sortie automatique dans GX n'est pas adaptée au besoin : elle
donne juste pour chaque salarié un nombre mensuel de jours de congés, de TP, de récup... et pas la date de ceux-ci (info indispensable car à indiquer à la comptable). Pas de gestion des arrêts maladie.
La sortie automatique dans GX est fausse (Christine m'a montré en
quelques minutes 3 erreurs) > on ne peut donc pas aujourd'hui compter dessus.
*Suite à ce constat, voici une proposition de mode de fonctionnement :*
1- On met en pause l'utilisation d'i-vision comme moyen de déclaration des congés/TP/récup... > A discuter je n'ai pas les infos suffisantes mais visiblement l'outil complique les choses et ne convient pas aux utilisatrices.
2- On (re) commence à faire ces demandes _par un mode unique_ : un mail @congés reçu par plusieurs personnes (dont Christine et Eva)
3- Christine remplit un fichier Excel qu'elle est en train de mettre au point grâce aux infos fournies par mail @congés. Elle remplit la fiche navette grâce à ce tableau.
4- Chaque personne a le devoir de remplir et de maintenir à jour le Gsheet avec son planning.
4- Eva est en charge de la supervision du remplissage du Gsheet (aApparemment c'est déjà une mission que Thierry avait confié à Thérèse et Eva). Elle vérifie en début de chaque semaine qu'il est bien rempli, elle relance au besoin ceux qui n'ont pas rempli. Elle valide qu'il est à jour par rapport aux informations reçues via @congés et si non concordance entre Gsheet et congés déclarés, le fait remonter à Christine.
Il me semble que ça résout à la fois les soucis de déclaration des congés et ceux du GSheet.
Votre avis ?
Une fois qu'on sera tous d'accord sur une façon de procéder on pourra envoyer à tout le monde un mode opératoire clair.
Muriel
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